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高校辦公文件如何運用5S管理呢?
來源/作者:網(wǎng)絡(luò)|新益為編輯 發(fā)布時間:2022-06-14 瀏覽次數(shù):

    高校辦公文件如何運用5S管理呢?新益為5S管理咨詢公司概述:什么是5S管理?5S管理是一種管理,正確地說是一種管理思路,一種管理理念。5S管理起源于日本,是指對生產(chǎn)現(xiàn)場的人員、機器、材料、方法等生產(chǎn)要素進行有效管理。“5S”是指整理(Seiri)、整頓(Seiton)、清掃(Seiso)、清潔(Seikeetsu)和素養(yǎng)(Shit-suke)五個詞的縮寫。因為這5個日文單詞的羅馬化的第一個字母是“S”,而英文也是以“S”開頭的,所以簡寫為5S。5S管理的目的是創(chuàng)造清晰的工作環(huán)境,培養(yǎng)員工良好的工作習慣,其最終目的是提高人的素質(zhì)。

     

    5S管理咨詢

     

    5S管理咨詢

     

    一、5S管理的具體含義

     

    在了解了5S管理的概念之后,下面就對各個S環(huán)節(jié)的定義和目的進行詳細的分解。

     

    第一個環(huán)節(jié):5S管理-整理(Seiri)

     

    整理的意思是將工作區(qū)的所有東西區(qū)分為“需要”和“不需要”,把“需要”的東西和“不需要”的東西分開,把“必要”的東西分開,把不需要的東西處理掉,目的是騰出空間,防止誤用,營造整潔的辦公環(huán)境。在實際工作中,辦公室經(jīng)常會收到各種文件。如果不及時整理,文件就會堆積如山,文件丟失更嚴重。發(fā)生這種情況時,我們需要做的第一件事就是對文件進行分類。分類的原則是區(qū)分“立即使用”、“暫時使用”、“長期不用”、“無需保存”,這樣分類有兩個含義:第一個含義是處理不必要的文件,這可以騰出空間。第二個含義是根據(jù)優(yōu)先級對需要保留的文檔進行分類。

     

    第二個環(huán)節(jié):5S管理-整頓(Seiton)

     

    整頓的意思是將所需文件置于工作人員能夠清楚理解和使用的狀態(tài),即無需花時間查找狀態(tài)即可直接使用。這樣做的目的是讓文件放置一目了然,創(chuàng)建一個井井有條的辦公環(huán)境。要完成整頓過程,需要滿足以下三個要求:

     

    第一個要求是確定文件的位置。比如老師的考勤文件應該放在一樓的第一個文件柜。文件的位置已確定。

     

    第二個要求是將它們分類。例如,教師應將考勤放在第一個文件柜中,學生的考試文件應放在第二個文件柜中。這是分類安排。

     

    第三個要求是識別文件。這個過程非常重要,識別的合理性直接影響文件批量管理的效率。如何識別文件?首先,我們要了解鑒別的基本知識。文件標識可以使用單個數(shù)字、字母、文字或單詞的組合來表達一定的含義作為文件的標識。目的是使用簡單易懂的符號。標記目標文件的位置。

     

    第三個環(huán)節(jié):5S管理-清掃(Seiso)

     

    清掃的意思不只是打掃、清除,而是要經(jīng)常清掃,保持文件整潔。重點是“經(jīng)常”和“保持”。目的是延續(xù)前兩個“S”的結(jié)果。比如有新文件時,直接按照整理整頓的要求,該清除的清除,需要保存的賦予新文件一個標識將其放在規(guī)定的位置,并將標識的清單更新。這樣辦公室就不會出現(xiàn)文件積壓,文件也不會被遺忘或丟失。

     

    第四個環(huán)節(jié):5S管理-清潔(Seikeetsu)

     

    清潔的意義在于將整理、整頓、清掃三個環(huán)節(jié)規(guī)范化、制度化。目的是保持前三個“S”的成果,養(yǎng)成這些3S的工作習慣。試想一下,如果每六個月才整理一次文件,在實踐中就沒有意義了,文件又會堆積起來,失去前三個“S”的意義。“清潔”環(huán)節(jié)在以往的基礎(chǔ)上提出了更高的要求。目的是把“整理”、“整頓”、“清掃”作為良好的“習慣”,逐步形成文件管理的規(guī)范。“整理”和“整頓”是描述正確的工作方法,“清掃”是強調(diào)把好的工作方法變成好習慣。“清潔”的意思是堅持以良好的“習慣”為標準和制度去執(zhí)行。

     

    第五環(huán)節(jié):5S管理-素養(yǎng)(Shit-suke)

     

    素養(yǎng)的意思是每個人都按規(guī)定的要求執(zhí)行。這是一個廣泛的要求,要求每個人都遵守執(zhí)行,讓一個團隊共同執(zhí)行。如果其他人不維護現(xiàn)有的秩序,現(xiàn)有的管理成果將在短時間內(nèi)丟失??總€人的行為是不可能維持之前的“4S”的。只有集體維護才能維護整個辦公室文件管理發(fā)揮真正的作用。

     

    三、5S管理方法在文件管理中的應用要領(lǐng)

     

    在學習5S管理經(jīng)驗的過程中,發(fā)現(xiàn)整理(Seiri)、整頓(Seiton)、清掃(Seiso)、清潔(Seikeetsu)和素養(yǎng)(Shitsuke)這五個環(huán)節(jié)是循序漸進、層層深入的,每一個環(huán)節(jié)都是為下一個環(huán)節(jié)的實施鋪路,這是一個環(huán)環(huán)相扣的關(guān)系。因此,在辦公文檔管理中使用5S管理時,首先要做的就是對文檔進行分類:文檔分類可以根據(jù)文檔的重要性、來源、優(yōu)先級、版本、保存期限等進行分類。

     

    二是做好證件識別工作,文件標識要規(guī)范,文件標識要符合科學性、可讀性、便于查詢、簡單明了的要求。讓文檔管理變得實用,讓更多的人愿意使用這樣的文檔管理方法,讓更多的人把5S管理方法作為一種工作“習慣”,最終把這個“習慣”作為一種管理制度來落實。

     

    5S管理提供了一種管理方法或理念。沒有一種方法是萬能的。因此,在5S管理方法的應用中,有必要讓制度有不完善之處,沒有必要制定管理標準。它可能是大而全面的,檢驗管理體系是否合理的最好方法是實踐。在實踐過程中,可以采用“P”、“D”、“C”、“A”閉環(huán)管理方法,不斷發(fā)現(xiàn)問題,并不斷完善現(xiàn)有的管理體系。

     

    四、5S管理的推導

     

    說到管理這個詞,我們可以先把“管”和“理”分開理解,然后再一起理解。管,原意為細長而中空之物,其四周被堵塞,中央可通達。使之閉塞為堵;使之通行為疏。管,表示有堵有疏、疏堵結(jié)合。所以,管既包含疏通、引導、促進、肯定、打開之意;又包含限制、規(guī)避、約束、否定、閉合之意。理,本義為順玉之紋而剖析;代表事物的道理、發(fā)展的規(guī)律,包含合理、順理的意思。管理猶如治水,疏堵結(jié)合、順應規(guī)律而已。所以,管理就是合理地疏與堵的思維與行為。

     

    回頭看5S管理,它是一種管理理念,是一種方法,是一種思維方式。管理是一門知識,管理是相通的。管理的目的是理順一項工作,讓它有條不紊、合理高效地運行。因此,5S管理可用于辦公文件管理,也可用于實驗室管理,文件管理,甚至課程管理。

     

    高校辦公文件如何運用5S管理呢?以上就是新益為5S管理咨詢公司的相關(guān)介紹,做好企業(yè)的5S管理工作就是為精益生產(chǎn)管理活動打下基礎(chǔ),讓精益生產(chǎn)管理在企業(yè)中發(fā)展有一個良好的前提。


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